Jonáš SvětlíkZápis z porady, který se opravdu píše sám
Nejdražší část porady je ta, kterou si nikdo nezapsal. Přepis a zápis dnes zvládne AI za pár minut, ty jen doladíš úkoly.
Co k tomu potřebuješ
Telefon nebo notebook na nahrávku a jeden nástroj na přepis. U online schůzek to většinou umí rovnou Meet, Teams i Zoom. U schůzek naživo stačí diktafon v mobilu a pak přepis přes AI. Čeština je dnes na dobré úrovni, jména a názvy firem si stejně po AI zkontroluj.
Tři kroky
- 1. Nahraj. Telefon doprostřed stolu, mikrofonem k lidem. Kvalita zvuku rozhoduje o všem ostatním.
- 2. Přepiš. Nahrávku hodíš do nástroje na přepis a dostaneš text.
- 3. Nech udělat zápis. Přepis vložíš do AI s promptem níže.
Prompt, který používám
Tady je přepis porady. Udělej z něj zápis pro lidi, co tam nebyli. Struktura: 1) tři věty shrnutí, 2) rozhodnutí, která padla, 3) úkoly ve formátu kdo / co / do kdy, 4) otevřené otázky bez závěru. Piš stručně a česky. Nic si nedomýšlej, co v přepisu není, napiš jako nejasné.
Poslední věta je důležitá. Bez ní si AI ráda domyslí termín, který nikdo neřekl. Víc o stavbě promptů je v kurzu o promptech.
Úkoly ať nezapadnou
Zápis sám o sobě nic nevyřeší. Nech si výstup rovnou naformátovat tak, jak ho používáš dál: odrážky do e-mailu, řádky do tabulky, nebo krátká zpráva do skupinového chatu. Když má tým jedno místo na úkoly, ať tam padají hned, ne až za dva dny.
Na co pozor
- Nahrávání ostatních vždy oznam. Stačí věta na začátku: „Nahrávám kvůli zápisu, ok?" Bez souhlasu to nedělej.
- U citlivých témat (mzdy, zdraví, konkrétní zákazníci) zvaž, jestli nahrávku vůbec potřebuješ. Viz lekce Kam nedávat citlivá data.
- Nahrávky mažte, když už zápis existuje. Nemá smysl skladovat hodiny zvuku.
Zápis, který vznikne do hodiny po schůzce, lidi čtou. Ten po týdnu už ne.
Chceš to celé bez klikání?
Napojím nahrávku na automatický přepis, zápis a rozeslání úkolů. Ty jen mluvíš, zbytek doběhne sám.